録画を起点に、文字起こし、業務報告、kintone登録までを一連で処理できるかを、まず1件で試します。 この資料は、いまの流れ、目指す流れ、検証の進め方と、最初に担当者へ確認することをまとめたものです。
社員が録画を残せば、業務報告の下書きからkintone登録までが自動で進み、人は確認と修正だけをする
同じ「録画→文字起こし→業務報告→登録」の流れが、場面ごとに別々の業務になっています。時間は、PM局アシスタント業務一覧(2026年9月)の月間合計です。
| 場面 | 担当(業務一覧) | 月間 | いまの方法 |
|---|---|---|---|
| 新規商談の業務報告 | 別府さん・岡村さん | 約80時間 | 社員の依頼→アシスタントが作成→社員がkintoneへ転記。業務報告カード作成、未作成チェックも別業務 |
| プレKO後の事前共有 | 伊藤さん・岡村さん | 約66時間 | 文字おこし(240分/件)→議事録作成→局共有前のひな型作成 |
| KO・事前共有の業務報告(GMC) | 岡田さん・村上さん | 約40時間 | 同席・画面録画→文字起こし→プロンプト入りのChatGPTで業務報告 |
| KO・事前共有の業務報告(GR) | 武居さん | 約8時間 | 事前共有業務報告、KO業務報告作成 |
| Cフォローの業務報告 | プロモアシ | ― | 同席・画面録画→文字起こし→ChatGPTで業務報告(棚卸しシート[125]、80分/件) |
いまの流れは、棚卸しシートとアシスタント業務一覧の記載から組み立てたものです。実際の手順は、STEP1で担当者に確認して直します。
| STEP | 時期(案) | やること | 終わったと言える状態 | 進み具合 |
|---|---|---|---|---|
| 1. いまの業務を確認 | 10月第3週 | 対象の1件を決め、担当者に手順を見せてもらう(画面収録)。使っている録画・文字起こし・業務報告フォーマット・kintoneの項目を集める | いまの手順と、1件あたりの時間が分かっている | |
| 2. 1件で試作 | 10月第4週 | 録画→文字起こし→業務報告の下書き→kintoneの項目整理までを、1件で通して処理する | 下書きが、いまのフォーマットどおりに出る | |
| 3. 精度と実運用の確認 | 10月第4週 | 担当者に下書きを見てもらい、下の「測ること」を記録する | 手作業より楽になっている、と担当者が判断できる | |
| 4. 対象を広げる | 10月末〜11月上旬 | KO、事前共有、Cフォローへ、型を追加して広げる | 場面ごとの型がそろい、削減時間と工程数を確認済み |
手作業より負荷が増える場合は、方法を見直してから広げます(10/14の決定事項)。
新規商談の業務報告から始めるのがよいと考えます。
プロモーション業務は最初の施策から外す方針のため、KO・Cフォローはあとから広げます。
試作の前後で同じ項目を記録し、効果を数字で示します。
| 項目 | いま | 試作後 | 測り方 |
|---|---|---|---|
| 1件あたりの時間 | 依頼から登録完了までの、人が作業した時間 | ||
| 工程数 | 7工程 | 人が手を動かす工程の数 | |
| 人から人への受け渡し | 2回 | 依頼・確認待ちの回数 | |
| 文字起こしの精度 | 直した箇所の数 | ||
| 業務報告の修正量 | 下書きから直した箇所の数 | ||
| 入力漏れ | kintoneの必須項目の空欄の数 |
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いまのフローの整理、改善案の設計、AI・自動化の検証、試作、動作確認、進捗と課題の整理
小野さんをメインに確認します。